Wie kannst du am besten deine Produktivität steigern? Vielen Menschen sind häufig beschäftigt, jedoch nicht produktiv. In diesem Artikel stelle ich dir 10 Methoden vor, wie du deine Produktivität nachhaltig steigern kannst. Lass dich gerne inspirieren.
1. Ablenkungen vermeiden
Es ist essentiell Ablenkungen zu vermeiden. Um genügend Fokus bei produktiven Tätigkeiten aufzubauen, solltest du dich nicht ständig von Kollegen oder deinem Smartphone ablenken lassen. Stell das Smartphone bzw. die Benachrichtigungen und den Ton ab. Setze dich an einen stillen Ort, höre Musik und fokussiere dich voll und ganz auf deine Aufgabe. Auf Youtube gibt es eine Menge an Musik für konzentrierte Arbeit. Gib einfach Deep Work an und du findest eine große Auswahl.
Checke am Tag nicht deine Mails. Ich empfehle dir höchstens Mittags und Abends die Mails abzurufen. Wenn es gar nicht anders geht, kannst du es ebenfalls morgens tun. Blocke dir den Morgen jedoch lieber für eine wichtige und schwierige Aufgabe, die deine volle Konzentration erfordert. Sobald du eine Mail geöffnet hast, bearbeite sie sofort, ansonsten vergisst du den Inhalt und die eventuell darin enthaltende Aufgabe wieder.
2. Freiräume im Kalender schaffen
Bestimme deine Agenda selbst – schaffe Freiräume in deinem Kalender. Ein Mensch kann zwischen 45 Min und 90 min sehr fokussiert arbeiten. Sehr produktive Menschen arbeiten ungefähr 55 Min und machen danach eine Pause zwischen 15 und 25 Min.
Diese kann z.B. aus einer Meditation oder einem Workout bestehen. Hauptsache du denkst dabei an positive Dinge, falls die Arbeit für dich etwas Negatives ist.
Ich selbst starte meinen Tag mit einem großen Glas Wasser und fange gegen 6:00 oder 6:30 sofort mit einer Stunde konzentrierter Arbeit an. Die wichtigsten Aufgaben erledige am Besten morgens.
Lasse deine Agenda nicht von anderen bestimmen. Mein Kalender ist fast jede Woche sehr strukturiert aufgebaut. Viele Blocker für fokussierte Tätigkeiten und Pausen. Nachmittags plane ich Zeit für Telefonate, Meetings und das Lesen von Sachbüchern oder Fachartikeln ein.Es dauert eine Zeit, bis du deinen Kalender an deine persönlichen Bedürfnisse angepasst hast.
3. Morgenritual
Viele erfolgreiche Menschen haben ein Morgeritual. Es hilft dir dabei fokussiert und aktiviert in den Tag zu starten. Dies könnte z.B. ein Workout um deinen Körper in Gang zu bekommen und/oder eine Meditation für deine mentale und spirituelle Energie sein. Es gehören aber auch Notizen zu Tageszielen oder Dankbarkeit in deinem Journal dazu. Die Kombinationen von verschiedene Aktivitäten ist für mich persönlich sehr praktikabel. Schaue dir Beispiele an, Probiere dich aus und finde dein perfektes Morgenritual.
Über mein Morgenritual habe ich bereits ein animiertes Video produziert. Schaut es euch gerne an.
4. Pausen nutzen
Nutze die Pausen nicht um zu arbeiten, sondern um Energie zu tanken. Mache einen kurzen PowerNap oder Entspannungs- und Atemübungen. Winston Churchhill konnte 16 Std am Tag arbeiten, weil er zwischendurch immer wieder geschlafen hat um Energie zu tanken. Schalte deine Smartphone aus und gehe raus spazieren oder mache ein Workout im Büro.
Du solltest du Pause unbedingt nutzen. Danach fühlst du dich ausgeruht und wie neu geboren. Jetzt kannst du wieder produktiver arbeiten.
5. To-Do-Listen
Nutze für deine Aufgaben unbedingt To-Do Listen. Deine To-Do Liste für den Tag sollte nicht mehr als sechs wertschöpfende Aufgaben beinhalten. Ansonsten wird die Liste einfach zu lang und kann überfordernd sein.
Für die Erstellung von To-Do-Listen gibt es zahlreiche Apps. Du kannst aber auch einfach dein Journal oder den Kalender dafür nehmen. Der Vorteil einer analogen TO-DO-Liste ist, dass du auf keinen Fall durch irgendwelche Ablenkungen beeinflusst wirst. Ich persönlich nutze Google Tasks. Dieses Tool ist in Gmail voll eingebunden. Du kannst es auf deinem PC in Gmail oder auf deinem Smartphone nutzen. Es ist sehr einfach und intuitiv gestaltet.
6. Erfolgsjournal
Dein Erfolgsjournal bringt dich deinen Zielen schneller näher. Du trackst in deinem Erfolgsjournal deine Erfolge und resümierst regelmäßig (am besten wöchentlich) darüber. Diese Erfolge können auch kleiner sein. Neben den beruflichen, unternehmerischen oder finanziellen Erfolgen notiere gerne andere Dinge . Was hast du heute für deine Gesundheit getan? Wofür bist du Dankbar? Du solltest es auch nutzen, damit du deinen Zielen näher kommst. Außerdem kannst du dadurch jederzeit deinen Erfolg nachvollziehen.
Wenn du dir kein eigenes Erfolgsjournal bauen möchtest, gibt es bei Amazon eine Vielzahl von vorgefertigten Journalen.
7. Ziele setzen
Setze dir tägliche, wöchentliche und jährliche Ziele, die du auch nachhälst. Diese sollten am Besten Smart sein. Fast jeder kennt die smarten Ziele. Aber kurz zur Wiederholung:
S wie Spezifisch: Es gilt, die Ziele so konkret und spezifisch wie möglich zu gestalten.
M wie Messbar: Qualitative und quantitative Messgrößen der Zielen sollten bestimmt werden
A wie Akzeptiert oder Attraktiv: Die Ziele sind so zu planen, dass man Lust hat das Ziel zu erreichen und es auch von dir akzeptiert wird.
R wie Realisierbar oder Realistisch: Das Ziel muss innerhalb der Zeit und mit den vorgegebenen Mitteln machbar bzw. realisierbar sein.
T wie Terminiert: Die Ziele zeitlich bindend planen und Fristen setzen, bis wann die Ziele erreichen sind.
Zusätzlich stelle dir jedes Mal wenn du ein Ziel notierst folgende zwei Fragen. Warum will ich dieses Ziel erreichen? Wie will ich dieses Ziel erreichen?
Wenn du diese Fragen beantwortest, gehst du ein Commitment mit deinen Zielen ein und bist dabei auch viel motivierter Diese zu erreichen. Du hast nun ein Ziel vor Augen, welches du gezielt ansteuerst.
8. Positives Mindset
Ebenfalls entscheidend für deine Produktivität ist ein positives Mindset. Gehe positiv an deine Aufgaben und erledige sie gerne, dann gehen sie dir auch leichter von der Hand. Denke bei deinen Aufgaben an einen Wissensgewinn anstatt daran, dass es schon wieder mehr Arbeit ist, die dich Zeit kostet. Sei positiv aufgestellt, indem du Dankbar für das bisher Erreichte bist. Folglich kann dich so leicht nichts aus der Bahn werfen. Konzentriere dich auf positive Gedanken und Momente. Erkenne die Möglichkeiten, anstatt die Probleme. Das ist ebenfalls entscheidend, damit du dein positives Mindset behälst.
9. Pareto-Prinzip
Nutze das Pareto-Prinzip. Im Jahre 1897 hat Vilfredo Pareto herausgefunden, dass es eine 80/20 Regel gibt, die man auf fast alle Bereiche des Lebens anwenden kann.
So entstehen in 20% der Zeit 80% des Ergebnisses. die letzten 20% des Ergebnisses benötigen jedoch noch einmal 80% der gesamten Zeit. Beispielsweise haben 20% der Weltbevölkerung, 80% des verfügbaren Kapitals. Diese Zahl verschiebt sich jedoch zunehmend. Werde nicht zum Perfektionisten. Das kostet eine Menge Zeit und bringt nur einen verhältnismäßig kleinen Mehrwert ein. Konzentriere dich auf die 80% des Ergebnisses – in 20% der Zeit.
10. Nur eine Aufgabe gleichzeitig erledigen
Erledige auf deiner To-Do Liste immer nur eine einzige Aufgabe gleichzeitig. Priorisiere deine Tätigkeiten und führe die wichtigste zuerst aus – bis sie abgeschlossen ist. Multitasking bringt dir nichts. Das Gehirn schaltet zwischen den verschiedenen Aufgaben hin und her.
Konzentriere dich daher auf die wichtigste Aufgabe zuerst und starte nach Abschluss mit der Nächsten. So bist du viel effizienter unterwegs und erreichst schneller deine Ziele.
11. Taking Action – Not be in Motion
Fange an, sei produktiv und nicht beschäftigt. Die Motivation kommt meist von ganz allein. Du musst jedoch erst einmal beginnen. Die richtige Zeit zum Starten ist immer jetzt sofort und du wirst merken wie du deine Produktivität steigerst.
Sehe dir auch mein animiertes Video zum Thema Produktivität steigern an.
